Googleスプレッドシートでは、「プルダウンリスト」という機能を用いて、セル内に複数の選択肢を作ることができます。
プルダウンリストを用いて出欠確認表を作成すると、このように選択して更に色分けすることもできます。
このページでは、出席確認表をサンプルとして、
- プルダウンリストの作成方法
- 色分けの仕方
- 出席者人数のカウント
を行う方法を解説します。
プルダウンリストの作り方
まずはスプレッドシートに行って、名前や日付などの基本事項を入れておきます。
その上で、プルダウンリストを作成したい範囲を選択し、「データ」→「データ入力の規則」の順にクリックします。
そうすると、データの入力規則を入れる画面が出てきます。
ここで少し設定が必要となります。
セル範囲：自分がプルダウンを入れたい範囲が選択されていることを確認してください。
条件：「リストを直接指定」を選びます。
そうすると、その横に言葉を入れる欄がでてきます。
そこに、プルダウンの選択肢として入れたい単語を、半角カンマで区切っていれます。
今回は出欠表を作るので、「出席「欠席」「遅刻」「退出」「不明」を半角カンマで区切って入れています。
入力が終わったら、右下にある「保存」ボタンを押しましょう。
シートに戻ると、各セルの右端に小さい下向き矢印が表示されているのがわかります。
あとは、その矢印をクリックして選択肢から言葉を選びます。
全部入力すると、こんな形になります。
誰が「出席」「欠席」なのかはわかるものの、少し見づらさが残ります。
よって、ここからは「出席」「欠席」などの選択肢によって、セルを色分けする方法を解説します。
セルを色分けする
「出席」「欠席」など、それぞれの選択肢によってセルの色を割り振る方法を説明していきます。
まずは以下の手順で書式を選択します。
- 色分けしたい範囲を全て選択
- 表示形式をクリック
- 条件付き書式をクリック
「条件付き書式」をクリックすると、次のような画面になります。
ここでいくつか設定をしましょう。
- 範囲に適用：選択した範囲になっていることを確認
- セル書式設定の条件：次を含むテキストを選択
- その下のボックスに「出席」とタイプ
- バケツアイコンを押して好きな色を選択。
これで完了を押すと、「出席」の部分だけが緑になっています。
これで「出席」部分の色付けは完了です。
一度色をつけると、右端に「条件を追加」アイコンが出ています。
これをクリックして、今度は「欠席：黄色」「退出：青」など、他のキーワードの色も設定していきましょう。
全ての色の選択が終わると、このようにプルダウンが色分けされます。
右側には、全ての条件付き書式設定ルールが一覧で表示されています。
一度設定した色分けを削除したい場合は、右側の書式設定ルールのリストにいき、バケツアイコンを押せば大丈夫です。
「出席」の人数をカウントする
色分けが終わったら、最後に「出席」だった人の数を入れる数式を追加します。
これは必ず行わなければいけないわけではないので、「出席の人数が知りたい」という方のみ行ってください。
例えば５月３日の出席人数をカウントしたい場合は、一番下の行に=COUNTIF(B2:B13,”出席”)という数式を入れてエンターを押してください。
これで、B2からB13までの出席の人数がカウントされたことになります。
あとは、C〜Eの列にも数式をコピーして、それぞれの日付の参加者を自動計算します。
最終的には、こんな形で全ての参加者人数が表示されます。
まとめ
以上、Googleスプレッドシートで、プルダウンメニューを作成して複数の選択肢を用意する方法を解説しました。
今回は、出席表を作る手順で紹介をしましたが、他にもいろいろな資料に応用できると思います。
ぜひご活用ください。
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